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In einem mittelständigen Unternehmen bestanden immer wieder Probleme mit Zeitkonten im Vertriebsinnendienst. Es wurden geradezu Wellen von Überstunden und Urlaubstagen vor sich hergeschoben. Die Mehrbelastungen führten zu hohen Krankheitsständen und in der Konsequenz zu einer starken Fluktuation. Eine negative Spirale mit hoher Drehzahl!
Im dem Bereich waren 20 Mitarbeiter*innen beschäftig. Die Arbeitszeiten waren mit 07:00-16:30 starr geregelt. Pausen durften nicht flexibel genommen werden. Begründung der Bereichsleitung: Nur so haben wir unsere Mitarbeiter im Griff!
In Gesprächen mit Mitarbeitern machten diese Ihre die Unzufriedenheit mit der Situation klar. Diese begründete sich auch darin, dass sie selbst keinerlei Zeitdisposition erfahren. So waren sie gezwungen, betriebliche Belange ausschließlich durch Mehrarbeit aufzufangen. Wenn wenig zu tun war, wurde eben gebummelt. Klare Aussage: Um 7:00 sind alle da, bis 9:00 klingelt das Telefon 3-8 Mal. Diese Demotivation führte sogar dazu, dass mögliche Nebenarbeiten eher geschoben wurden. Wenn die Kinder krank sind, gehe ich eben auch zum Arzt. Wenn Kunden nach 16:30 Uhr anrufen haben diese eben Pech.
In Workshops erarbeite das Team unter Moderation neue Service-Zeiten und Mindestbesetzungsstärken. Typische saisonale Schwankungen wurden ebenso berücksichtig wie Brutto- und Nettoarbeitszeiten (Urlaube, Krankheit, Weiterbildung, etc.). Zusätzlich wurden Ein- und Ausgleitzeiten sowie Jahresarbeitszeitkonten mit einer Ampelregelung definiert.
Nach einer ersten Pilotphase von 3 Monaten ging das System in eine erweiterte Testzeit von 12 Monaten. Die Erfahrungen und Probleme wurden extern begleitet. Kleinere Anpassungen gingen in das System ein. So konnten alle Beteiligten Erfahrungen mit dem System sammeln. Dies überzeugte auch die Bereichsleitung.
Der Bereich konnte die Fluktuation stoppen und erreicht heute 30% mehr Leistung in Form von Aufträgen, bei 10% geringeren Personalkosten. Das Unternehmen hat hierdurch eine sehr positive Entwicklung erfahren.